Ada banyak teori manajemen, namun salah satu prinsip yang paling sering digunakan di sekolah-sekolah bisnis dan program training manajemen adalah prinsip yang disebut Lima Fungsi Manajemen. Konsep ini diperkenalkan oleh Henri Fayol tahun 1916. Hampir 100 tahun kemudian, berbagai macam teori dan prinsip manajemen bisnis telah berkembang pesat, tapi model aslinya masih tetap menjadi inti sarinya.
Manajer melakukan aktivitas-aktivitas atau tugas-tugas tertentu yang mewajibkan mereka secara efektif dan efisien mengkoordinasikan pekerjaan orang lain. Di awal abad keduapuluh, seorang industrialis Perancis bernama Henri Fayol pertama kali mengajukan ide bahwa semua manajer harus menjalankan lima fungsi: perencanaan, pengaturan, pemerintahan, pengkoordinasian, dan pengawasan. Di pertengahan 1950-an, buku panduan manajemen pertama kali menggunakan fungsi perencanaan, pengaturan, pemerintahan, pengkoordinasian, dan pengawasan ini dalam bingkai kerja mereka. Hari ini, kebanyakan buku panduan manajemen masih terus membahas sekitar fungsi-fungsi manajemen tersebut, meskipun kebanyakan telah mempersempitnya menjadi empat dasar dan yang terpenting saja yaitu: perencanaan, pengaturan, pembimbingan, dan pengawasan. Berikut adalah penjelasan singkat dari fungsi-fungsi manajemen tersebut.
Jika kamu tidak memiliki tujuan pemikiran yang khusus, maka kamu dapat mengambil jalan manapun. Namun, jika kamu memiliki tujuan khusus yang ingin dicapai, maka kamu harus dapat merencanakan jalan terbaik untuk menuju ke sana. Karena organisasi ada untuk mencapai tujuan tertentu, seseorang harus menentukan tujuan dan cara pencapaiannya dengan jelas. Manajemen adalah orang tersebut. Manajer melakukan fungsi perencanaan, menentukan tujuan, membuat strategi untuk meraih tujuan tersebut, dan mengembangkan rencana untuk aktivitas-aktivitas yang harus dijalankan dan dikoordinasikan.
Manajer juga bertanggung jawab mengatur pekerjaan untuk meraih tujuan organisasi. Kita menyebut fungsi ini pengaturan. Saat manajer mengaturnya, mereka harus menentukan tugas-tugas apa yang harus dilakukan, siapa yang akan melakukannya, bagaimana tugas akan dibagikan, siapa yang akan melapor kepada siapa, dan kapan keputusan harus dibuat.
Setiap organisasi memiliki orang-orang di dalamnya, dan tugas manajer adalah bekerja dengan mereka untuk meraih tujuan organisasi. Ini yang disebut fungsi pembimbingan. Ketika manajer memotivasi bawahannya, memberi masukan baik secara individual atau sebagai tim dalam pekerjaan, mereka memilih jalur komunikasi yang paling efektif atau memperhatikan setiap masalah yang berhubungan dengan pegawai yang mereka bimbing.
Fungsi manajemen yang terakhir adalah pengawasan. Setelah tujuan ditentukan (perencanaan), rencana akan dibuat (perencanaan), pengaturan struktur ditentukan (pengaturan), dan para pegawai didapatkan, lalu dimotivasi (pembimbingan) harus ada evaluasi untuk mengetahui apakah semua hal berjalan sesuai rencana. Untuk memastikan pekerjaan tersebut berjalan sesuai rencana, manajer harus mengawasi dan mengevaluasi pekerjaan. Hasilnya harus dibandingkan dengan tujuan yang sudah ditentukan sebelumnya. Jika ada perbedaan atau kekurangan yang sangat terlihat, tugas manajemen adalah mengembalikan pekerjaan tersebut ke jalur yang seharusnya. Proses pengawasan, perbandingan, dan perbaikan inilah yang dimaksud dengan fungsi pengawasan.
